Większość polskich przedsiębiorców spotyka się z niezapłaconymi w terminie fakturami. Brak płatności na czas stał się swego rodzaju standardem w polskim obrocie gospodarczym.
Najczęściej wygląda to tak, że wszystko jest ustalone – warunki, kwota i termin. Zlecenie zostaje wykonane, ale potem pojawia się przesunięcie płatności ze strony klienta. Później kolejne. Rozmowy z dłużnikiem toczą się dalej, ale gdzieś po drodze „gubią się” kolejne terminy płatności. To jest najwyższy czas, żeby zrobić coś konkretnego, bo taka sytuacja sama się nie zmieni.
Dlaczego firmy czekają z reakcją na brak płatności i ile je to kosztuje?
Najczęściej chodzi o relacje z klientem. Współpraca zawsze układała się dobrze, więc naturalne jest, żeby dać kontrahentowi więcej czasu.
Drugi powód to przekonanie, że skoro jest kontakt, druga strona odpowiada na maile i telefony, to sprawa jest pod kontrolą a wpłata prędzej czy później wejdzie na konto.
Tyle tylko, że sam kontakt niczego nie rozwiązuje. Umiejętnie prowadzone przeciąganie płatności ze strony dłużnika może trwać miesiącami, a w skrajnych przypadkach nawet latami.
Czas nie jest neutralny w tym przypadku. Znaczenie tej faktury po stronie dłużnika maleje. Na początku jest to kwota do zapłaty. Po kilku tygodniach płatność przestaje być pilna. Pojawiają się inne zobowiązania, które mają pierwszeństwo. Ta spada w kolejce należności do uregulowania. Sprawa przestaje być priorytetowa, czy nawet ciągle ważna.
Poza tym niezapłacona faktura z każdym tygodniem i miesiącem traci na swojej wartości.
„Zwykle dłużnik układa sobie kolejkę płatności.” – o metodach stosowanych przez dłużników opowiada Piotr Brzostowiecki Prezes Zarządu Regis sp. z o.o. – „Jeżeli niezapłacona faktura spotyka się z brakiem reakcji ze strony firmy, która ją wystawiła i nic się z nią nie dzieje, to bardzo szybko spada na koniec tej listy i potrafi zostać tam na długo. Czasem na zawsze” – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki z firmy skupującej faktury Regis.
Co się dzieje z niezapłaconą należnością, z którą nic z nie robisz?
Na początku wszystko jest jeszcze w porządku. Faktura jest przeterminowana, ale wygląda na to, że sprawa jest do załatwienia. Ktoś coś obiecał, płatność jest w toku. W wielu firmach to jeszcze etap, na którym nikt nie traktuje sprawy jako pilnej.
Po 30 dniach od terminu płatności nadal da się ją zamknąć jednym przelewem. Bez większych nakładów pracy i starań czy angażowania kogokolwiek z zewnątrz.
Po 2-3 miesiącach rozmowy zaczynają wyglądać zupełnie inaczej. Zamiast konkretnych deklaracji pojawiają się ogólniki. Za każdym razem, kiedy już, już ma wpłynąć płatność, to kogoś nie ma w firmie (księgowa – prezes), ktoś coś zapomniał, nie przypilnował i tak to się kręci.
Stale trzeba się przypominać. Raz, drugi i piąty. Zamiast zajmować się swoją firmą i jej klientami, ciągle myślisz o niezapłaconej fakturze. Pojawiają się emocje.
Po czterech miesiącach robi się z tego poważny problem. Co dalej z tym robić? Czy w ogóle zapłacą? Czy jeszcze to ciągnąć, czy oddać do windykacji, a może uciąć sprawę i odzyskać część pieniędzy, np. poprzez skup faktur (więcej: https://regis-skupfaktur.pl/skup-faktur/).
„Im więcej czasu mija od terminu płatności, tym mniejsza liczba możliwości po stronie wierzyciela.” – o specyfice branży windykacyjnej opowiada Prezes spółki skupującej faktury Regis, Piotr Brzostowiecki – „Do tego faktura traci na wartości. Z każdym tygodniem jest coraz mniej warta na rynku, w przypadku przekazania jej firmie windykacyjnej lub do skupu faktur. Trzeba także pamiętać, że każda faktura ma swój termin ważności. W zależności od branży wynosi on od 1 do 3 lat. Wbrew pozorom ten czas mija bardzo szybko.” – ostrzega przed zwlekaniem z reakcją na brak płatności za fakturę prezes Regis sp z o.o.
Co możesz zrobić z niezapłaconą fakturą?
W gruncie rzeczy wybór jest prosty – zacznij działać! Czekanie nic nie zmienia i tylko pogarsza sytuację. Oczywiście bywa i tak, że kontrahent się ulituje i w końcu zapłaci. Ale w większość przypadków sprawa sama się nie rozwiąże.
Jedną z opcji jest windykacja długu. Najczęściej to działanie zleca się firmie windykacyjnej. Sprawa odzyskania należności może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Istnieje inna opcja, o której wiele firm zaczyna myśleć dopiero po kilku miesiącach, a jest nią sprzedaż długu. Zamiast dalej samemu prowadzić sprawę, przekazujesz ją dalej i odzyskujesz część pieniędzy szybciej. W praktyce działa to jako skup faktur, czyli forma rozwiązania sprawy bez dalszego angażowania się w jej prowadzenie.
Które rozwiązanie jest najlepsze? To zależy od sytuacji. Jednak, kiedy po próbach samodzielnej windykacji, sprawa płatności stoi w miejscu, lepiej jest zrobić cokolwiek niż czekać aż faktura się przedawni.
Na czym polega sprzedaż faktury?
Zamiast dalej prowadzić samemu windykację niezapłaconej faktury, możesz ją po prostu sprzedać. W praktyce wygląda to tak, że przekazujesz wierzytelność firmie, która zajmuje się jej odzyskaniem, a Ty dostajesz pieniądze teraz i możesz zamknąć temat tej należności.
Nie musisz już prowadzić rozmów z firmą dłużnika, przypominać, ustalać kolejnych terminów płatności, a przede wszystkim zastanawiać się, kiedy i czy w ogóle dłużnik w końcu zapłaci. To rozwiązanie funkcjonuje w branży pod nazwą skup faktur, często określa się je także jako skup wierzytelności.
Korzystasz na takim rozwiązaniu, bo zamieniasz należność na gotówkę natychmiast, zamiast czekać miesiącami na niepewny finał. Jednak coś za coś, bo z drugiej strony nie otrzymujesz całej kwoty, tylko jej część. Ale to naturalne, bo przecież firma skupująca faktury bierze na siebie ryzyko, czas i całą pracę związaną z odzyskaniem tych pieniędzy.
Kiedy sprzedać fakturę, a kiedy jeszcze poczekać?
Kiedy i jak zdecydować, że to już najwyższy czas na sprzedaż długu? Nie ma tu żadnej filozofii, po prostu chodzi o to, żeby nie stać w miejscu. Jeśli od dłuższego czasu nie ma żadnej konkretnej deklaracji od dłużnika albo są one bez pokrycia, kontakt się urywa bądź każda rozmowa kończy się tak samo, to nie ma co tego dalej ciągnąć.
Tracisz tylko czas, a sytuacja się nie zmienia. W takim układzie sprzedaż długu stanowi metodę na zakończenie sprawy i odzyskanie pieniędzy, które inaczej mogą długo, a w skrajnych przypadkach w ogóle nie znaleźć się na koncie.
Z drugiej strony, jeśli faktura jest świeża, masz kontakt z dłużnikiem i pojawiają się konkretne, dotrzymywane ustalenia, to często warto jeszcze chwilę poczekać albo wejść w bardziej uporządkowane działania windykacyjne. Szczególnie wtedy, gdy wszystko wskazuje na to, że jest realna szansa odzyskać pełną kwotę i sprawa faktycznie zmierza do końca.
Tu nie ma jednej dobrej odpowiedzi dla każdej sytuacji. Ale jedna rzecz się powtarza, jeśli nic się nie zmienia, to zwykle nie zmieni się samo.
Czy można sprzedać dług bez zgody dłużnika?
Najczęściej tak, nie jest wymagana zgoda dłużnika, żeby sprzedać swoją fakturę. Najważniejsze pozostaje to co, znajduje się w umowie. Jeżeli nie ma w niej zapisu, który wyraźnie zabrania przeniesienia wierzytelności, można to zrobić bez konieczności pytania drugiej strony o zgodę. Dla dłużnika zmienia się tylko to, komu ma zapłacić.
Takie rozwiązanie określa się jako cesja wierzytelności, co oznacza przeniesienie prawa do należności na inny podmiot gospodarczy. To dosyć standardowa metoda, którą stosuje się w rozliczeniach pomiędzy firmami od lat i nie stanowi niczego nadzwyczajnego.
Dla wierzyciela sprzedaż wierzytelności oznacza uporządkowanie sytuacji z niezapłaconą fakturą bez konieczności uzgadniania tego z dłużnikiem (o ile oczywiście umowa nie stanowi inaczej).
Sytuacją z tą fakturą już się nie zmieni. Podejmij decyzję
Problem z niezapłaconą fakturą sam się nie rozwiąże. Zwykle jest tak, że przycicha na chwilę, ale wraca co jakiś czas i przypomina o sobie wtedy, kiedy masz inne rzeczy na głowie.
Im dłużej trwa, tym więcej zabiera uwagi, czasu i energii. W tym przypadku lepiej jest coś zrobić niż odkładać decyzję na później.
Sprzedaż długu nie jest dla dobra w każdej sytuacji. Ale w tych, które stoją w miejscu, pozwala szybko zamknąć sprawę i wrócić do normalnego działania, zamiast wracać w kółko do tej samej faktury.
„Najlepsze decyzje w takich sprawach to nie te idealne, tylko te podjęte w odpowiednim momencie.” – krótko podsumowuje problem polskich przedsiębiorców Piotr Brzostowiecki, Prezes REGIS – firmy skupującej faktury.
Jeśli masz fakturę, która od miesięcy nie jest opłacona, warto ją po prostu sprawdzić i podjąć decyzję co dalej, zamiast stale odkładać temat na później.
Artykuł sponsorowany
Świat biznesu, prawa i finansów nieustannie się zmienia, a ja pomagam go zrozumieć. Analizuję przepisy, strategie zarabiania i tajniki efektywnej pracy, aby dostarczać rzetelne i praktyczne informacje. Moim celem jest pokazywanie, jak podejmować świadome decyzje zawodowe, rozwijać biznes i skutecznie zarządzać finansami.
